Komunikacja zawodowa: środki, funkcje, zasady organizacji procesów

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 06:26

Profesjonalna komunikacja jest niezbędna, aby pracownicy firmy mogli skutecznie komunikować się ze sobą. Tempo pracy całego przedsiębiorstwa bezpośrednio zależy od tego, jak szybko i przystępnie nastąpi przekazanie informacji.

Profesjonalna komunikacja odgrywa ważną rolę w podejmowaniu najskuteczniejszych decyzji i przekazywaniu ich zespołowi. Jeśli są słabo ugruntowane, grozi to negatywnymi konsekwencjami, które mogą się wyrażać w błędach w podejmowanych decyzjach, w pojawianiu się nieporozumień między pracownikami a przełożonym, a także w pogorszeniu relacji międzyludzkich.

Definicja pojęcia

Komunikacja zawodowa to interakcje prowadzone w sferze oficjalnych relacji. Ich głównym celem jest osiąganie zamierzonych rezultatów, rozwiązywanie postawionych zadań, a także optymalizacja określonych działań. Jednocześnie każdy z uczestników profesjonalnej komunikacjima swój status, bycie szefem, podwładnym, współpracownikiem lub partnerem.

W tych przypadkach, gdy ludzie na różnych szczeblach kariery (wykonawca i menedżer) komunikują się ze sobą, możemy mówić o komunikacji podwładnych. Wszak wyraźnie widać tu pion relacji. Realizując interakcję opartą na zasadzie równej współpracy możemy mówić o komunikacji poziomej.

Znaczenie problemu

Profesjonalna komunikacja to codzienne doświadczenie dla ludzi. Odbywa się w pracy oraz w szkołach, uczelniach i instytucjach urzędowych. To komunikacja między uczniami i nauczycielami, podwładnymi i szefami, konkurentami, partnerami i współpracownikami. Aby osiągnąć postawiony przed nim cel, każda osoba musi znać środki i zasady takiej komunikacji, ponieważ partnerzy muszą komunikować się w tym samym języku (dosłownie i w przenośni), mieć wspólne doświadczenie społeczne i rozumieć się nawzajem.

Zgodność z podstawowymi warunkami komunikacji biznesowej

Jak sprawić, by komunikacja w działalności zawodowej była jak najbardziej efektywna? Będzie to wymagało spełnienia szeregu warunków. Przede wszystkim komunikacja powinna mieć jasny cel. Jednocześnie w jego osiągnięciu ważny jest interes wszystkich osób zaangażowanych w ten proces. Przykładem jest zawarcie umowy, nawiązanie relacji, koordynacja wydarzeń, wypracowanie najkorzystniejszych warunków współpracy itp.

Wszystkimuczestnicy komunikacji zawodowej i biznesowej muszą kontaktować się ze sobą i to niezależnie od osobistych upodobań lub niechęci. Jednocześnie obowiązkowe jest przestrzeganie podporządkowania, ról zawodowych, etykiety biznesowej i ograniczeń formalnych. Ta ostatnia koncepcja zakłada nie tylko wdrażanie różnych protokołów, rutyn i przepisów, ale także banalną potrzebę kontrolowania siły własnych emocji i szacunku do rozmówcy.

Ponadto jednym z niezbędnych warunków najefektywniejszego wdrożenia komunikacji biznesowej w działaniach zawodowych jest jej łatwość zarządzania. Szef firmy, jako osoba najbardziej zainteresowana rozwiązaniem zadań stojących przed zespołem, powinien w pierwszej kolejności zadbać o taki moment. Zależy mu na tym, aby zmotywować swoich pracowników do znalezienia najlepszego rozwiązania, bo w przeciwnym razie pozostaną biernymi obserwatorami, nie proponując żadnych pomysłów.

Narzędzia komunikacji biznesowej

Profesjonalna komunikacja to znaczące pragnienie jednej osoby lub całej grupy ludzi, aby zmotywować jednego pracownika lub cały zespół do działania, które może w jakiś sposób zmienić sytuację lub skierować rozmowę w innym kierunku.

Do realizacji planu dostępnych jest wiele narzędzi. Tak więc środki profesjonalnej komunikacji obejmują:

1. Zwykła poczta. Ze wszystkich środków komunikacji biznesowej jest najstarszy. I pod tym względem poczta tradycyjna ma wieleniedociągnięcia. Polegają one na niskiej szybkości transmisji wiadomości, bardziej złożonej konstrukcji listów (w porównaniu z innymi rodzajami komunikacji) itp. Nie mówiąc już o tym, że ten system nie zawsze działa na odpowiednim poziomie. Ale zwykła poczta jest nadal używana jako środek profesjonalnej komunikacji. Jego główną zaletą jest bardzo akceptowalny sposób przekazywania ważnych dokumentów pomiędzy partnerami. W relacjach biznesowych można również wykorzystać taką metodę, jak przesyłanie telegramów. Ta usługa jest również świadczona pocztą.
2. Połączenie telefoniczne. To bardzo skuteczny środek komunikacji biznesowej. Jednak negocjacje telefoniczne nie są prawnie wiążące. Ten punkt należy wziąć pod uwagę podczas korzystania z profesjonalnej komunikacji podczas korzystania z innych środków.
3. E-mail. Ten stosunkowo nowy sposób komunikacji biznesowej cieszy się zasłużoną popularnością. Jedną z jej głównych zalet jest połączenie formy komunikacji pisemnej (tekst stały) z cechami, jakie posiada komunikacja ustna, w postaci szybkości przekazu informacji i możliwości uzyskania niemal natychmiastowej odpowiedzi. Takie cechy sprawiają, że poczta elektroniczna jest jednym z głównych sposobów przesyłania wiadomości o charakterze nieformalnym.
4. Faks. Za pomocą specjalnego urządzenia możesz bardzo szybko przesłać kopię dowolnego dokumentu swojemu partnerowi. Szybkość to niewątpliwa zaleta komunikacji faksymilowej. Przekazywane w ten sposób dokumenty nie mają jednak mocy prawnej, ponieważ nie mająoryginalne podpisy i pieczęcie. Dlatego w większości przypadków faks jako środek komunikacji służy wyłącznie do szybkiego przesyłania dokumentów. Mogą być przyjęte do realizacji tylko wtedy, gdy oryginały zostaną przesłane po nich pocztą zwykłą. Należy pamiętać, że zabronione jest przesyłanie faksem dokumentów oznaczonych jako „Do użytku służbowego” lub „Poufne”.

Komunikacja biznesowa

Kontakt ustny zawsze był podstawą profesjonalnej komunikacji. Przeprowadza się go między osobami, które są ze sobą powiązane interesami sprawy, a także posiadają niezbędne uprawnienia do rozwiązywania powstałych problemów i nawiązywania partnerstw.

Takie rozmowy są środkiem profesjonalnej komunikacji, niosącym ze sobą wszystkie zalety, których brakuje w komunikacji telefonicznej i wymianie informacji pisemnych. Faktem jest, że komunikacja biznesowa:

• przeprowadzane w warunkach bliskiego kontaktu, kiedy możliwe jest skupienie się tylko na jednym rozmówcy lub na małej grupie osób;
• tworzy warunki, w których można nawiązać osobiste relacje;
• oznacza bezpośredni kontakt.

Rozmowa biznesowa odnosi się przede wszystkim do mowy ustnej. I to, w porównaniu z formą pisemną, ma szereg istotnych różnic. Podczas takiej rozmowy możliwe staje się bezpośrednie oddziaływanie na rozmówcę lub grupę osób. W tym przypadku używane są gesty i mimika, intonacja i tak dalej. Oprócz,Komunikacja twarzą w twarz nie pozostawia czasu na wstępne przemyślenie. Dlatego w rozmowie biznesowej często wykorzystywane są swobodne formy komunikacji, a także pewne cechy stylistyczne i gramatyczne.

Stosowana jako podstawa profesjonalnej komunikacji, rozmowa biznesowa wyróżnia się przede wszystkim logiczną konstrukcją myśli. W oparciu o istniejącą praktykę można argumentować, że ludzie biznesu, którzy doskonale radzą sobie z osądami i koncepcjami, potrafią przekonująco udowadniać i wyciągać poprawne wnioski, osiągają sukces znacznie szybciej niż ci, którzy tych umiejętności nie posiadają.

Profesjonalna rozmowa ma swoją własną kulturę psychologiczną. Polega na umiejętności wywierania przez rozmówców dobrego wrażenia na innych, tworzenia przyjaznej atmosfery spotkania, stosowania specjalnych technik chroniących przed błędnymi pytaniami, wysłuchiwania przeciwników do końca i w razie potrzeby obalania ich argumentów, technika pozwalająca na bezkonfliktową komunikację.

Relacje międzykulturowe

Dzisiaj świat coraz bardziej obejmuje proces globalizacji. Dlatego na pierwszy plan wysuwa się międzykulturowa komunikacja zawodowa. Do jego realizacji potrzebni są specjaliści, którzy nie tylko znają język obcy. Muszą go opanować w zakresie komunikacji biznesowej.

Najczęściej taka komunikacja zawodowa odbywa się w języku angielskim. Jest głównym środkiem komunikacji wpoziom międzystanowy.

Angielski w dziedzinie komunikacji zawodowej to unowocześniona i uproszczona wersja języka angielskiego w ogóle. Charakteryzuje się obecnością standardowych fraz frazesów, a także wszelkiego rodzaju wzorców. Specjalista musi je znać i umieć z nich korzystać w określonych sytuacjach.

Jeżeli tłumacz zostanie zaproszony na spotkanie biznesowe przez biznesmena, w komunikacji zawodowej taki specjalista nie będzie opierał się tylko na swoim życiowym doświadczeniu i zachowaniu akceptowanym w jego ojczystym środowisku kulturowym. Uwzględnienie specyfiki zachowania innych ludzi pomoże uniknąć nieporozumień, błędów i problemów w rozmowie.

W międzykulturowej komunikacji zawodowej konieczna jest znajomość międzyludzkich norm relacji, które są akceptowane w danym społeczeństwie. Mianowicie - niewerbalne i werbalne języki komunikacji. Pierwsza z nich zawiera różne bezsłowne sygnały, jakie wysyłają do siebie uczestnicy komunikacji. Często robią to nieświadomie. Należy mieć na uwadze, że znajomość języków niewerbalnych i werbalnych w komunikacji zawodowej o charakterze międzykulturowym jest kluczem do udanego spotkania. Specjalista powinien zdawać sobie sprawę z barwy mowy przyjętej przez poszczególne osoby, głośności wymowy, intonacji, mimiki, postawy itp. Normy ich używania podczas rozmowy mogą mieć pewne różnice. Doskonałym przykładem jest tradycyjny amerykański uśmiech. W Rosji uważany jest za nieszczery i sztuczny. Amerykaniewręcz przeciwnie, uważają, że Rosjanie są zbyt posępni, niegrzeczni i poważni.

Szkolenie specjalistów

Jak rozwiązywane są problemy z międzystanową komunikacją biznesową? Pomyślne negocjacje wymagają obecności wysoko wykwalifikowanego tłumacza z zakresu profesjonalnej komunikacji, który posiada zarówno specjalistyczną, jak i ogólną wiedzę kulturową. Takich specjalistów szkolą rosyjskie uniwersytety.

Jednocześnie aktywnie wykorzystywany jest program „Tłumacz w dziedzinie komunikacji zawodowej”. Zapewnia umiejętności skutecznego komunikowania się w dzisiejszej wymianie biznesowej i kulturalnej.

Główne funkcje

Wśród cech profesjonalnej komunikacji jest jej dość złożony system. Składa się z wielu poziomów, obejmujących nie tylko konkretną organizację, ale także otoczenie zewnętrzne. Rozważ główne funkcje profesjonalnej komunikacji.

1. Informacyjne. Profesjonalna komunikacja ma na celu pełnienie roli pewnego pośrednika. Za jego pomocą między pracownikami wymieniane są pomysły, decyzje i komunikaty. Funkcja informacyjna komunikacji biznesowej jest niezbędna do realizacji celów organizacji, a także do eliminowania problemów pojawiających się w trakcie tego procesu.
2. Motywacyjne. Profesjonalna komunikacja przyczynia się do chęci pracowników do lepszego wykonywania swoich zadań. To jest funkcja motywacyjna.profesjonalna komunikacja. W tym przypadku lider posługuje się takimi środkami jak rozkaz, perswazja, sugestia i prośba.
3. Kontrola. Korzystając z hierarchicznego podporządkowania, funkcja ta służy do monitorowania zachowania pracowników firmy.
4. Ekspresyjny. Za pomocą tej funkcji profesjonalna komunikacja przyczynia się do zaspokojenia potrzeb społecznych poprzez wyrażanie doświadczeń i uczuć związanych z tym, co się dzieje.
5. Komunikacja. Ta funkcja jest bardzo specyficzna. Za jego pomocą identyfikowane i rozwiązywane są typowe błędy i problemy, które pojawiły się w komunikacji biznesowej oraz formułowane zasady optymalnego zachowania.

Funkcje komunikacji zawodowej można również rozpatrywać z punktu widzenia zapewnienia życia firmy jako całości. W takim przypadku ma miejsce:

1. Funkcja regulacyjna. Podczas komunikacji następuje pośredni lub bezpośredni wpływ na pracownika, który jest obiektem zarządzania. Taka funkcja przyczynia się do organizacji wspólnych działań w zespole, koordynacji i optymalizacji przez kierownika wszystkich działań wykonywanych przez zespół.
2. Funkcja kontroli społecznej. Wszelkie metody rozwiązywania problemów organizacji, a także jej formy i zasady pracy mają wyraźny charakter normatywny. Uregulowanie wszystkich tych przepisów, które znajduje się w instrukcjach i zarządzeniach kierownika, pomaga zapewnić organizację i integralność instytucji, a także spójność wspólnych działań każdego członka zespołu. Aby utrzymać ten kierunek isprawować kontrolę społeczną w komunikacji zawodowej.
3. Funkcja socjalizacji. To jedno z głównych zadań każdego lidera. Funkcja ta pozwala młodym pracownikom włączyć się we wspólne działania, którzy zaczynają doskonalić umiejętności i zdolności komunikacyjne, uczą się nawigować w sytuacji komunikacyjnej, mówić i słuchać. Wszystko to jest bardzo ważne nie tylko w celu adaptacji interpersonalnej, ale także realizacji czynności zawodowych. Jednocześnie młodzi ludzie nabywają tolerancyjnego, zainteresowanego i życzliwego stosunku do innych pracowników oraz umiejętności działania w celu realizacji zadania zbiorowego.
4. Społeczno-pedagogiczny. W procesie komunikacji zawodowej zachodzi proces szkolenia, edukacji i rozwoju osobowości pracownika przy jednoczesnym przekazywaniu mu praktycznych doświadczeń. Dzięki systematycznym kontaktom, które pojawiają się w toku wspólnych działań, wszyscy uczestnicy komunikacji zdobywają wiedzę zarówno o sobie, jak i partnerach, a także o najlepszych możliwościach rozwiązania zadań stojących przed zespołem. Opanowanie umiejętności praktycznych staje się czasem dla niektórych pracowników możliwą rekompensatą za brak wiedzy zawodowej. A to zapewnia socjopedagogiczna funkcja komunikacji.

Wytyczne

Profesjonalna komunikacja opiera się na:

1. Interpersonalność. Taka komunikacja charakteryzuje się wszechstronnością, otwartością interakcji między ludźmi. Ta zasada opiera się na osobistym zainteresowaniu sobą nawzajem. I to pomimoże komunikacja jest zorientowana na biznes. Taka komunikacja nieuchronnie nosi cechy kontaktu międzyludzkiego.
2. Celowość. Ta zasada profesjonalnej komunikacji jest wielozadaniowa, ponieważ proces komunikacji biznesowej, wraz z zamierzonym ładunkiem informacji, niesie ze sobą również cel. Przykładowo lider, informując zespół o posiadanych danych statystycznych, chce wskazać na problematyczne aspekty danego obszaru działalności. Jednocześnie najprawdopodobniej na poziomie nieświadomym stara się zademonstrować obecnym swoją elokwencję, erudycję i inteligencję.
3. Ciągłość. To kolejna z zasad profesjonalnej komunikacji. Polega na tym, że wchodząc w pole widzenia naszego partnera biznesowego, stajemy się inicjatorami ciągłego z nim kontaktu. Jednocześnie komunikacja odbywa się nie tylko na poziomie werbalnym. Partner stale otrzymuje komunikaty behawioralne, z których może wyciągać odpowiednie wnioski.
4. Wielowymiarowość. W toku komunikacji zawodowej realizowane są co najmniej dwa aspekty relacji międzyludzkich. Pierwszym z nich jest przekazanie informacji biznesowych i utrzymanie utworzonego kontaktu. Drugi to tłumaczenie emocjonalnego nastawienia do partnera (może być pozytywny i negatywny).

Etyka komunikacji zawodowej

Każdy z uczestników komunikacji biznesowej musi mieć:

1. Uczciwość. Mając taką cechę charakteru, ludzie powstrzymują się od oszukańczych czynów i oszustw. Jednak nawetci, dla których uczciwość jest nieodzownym standardem postępowania w biznesie, czasami nadal muszą kłamać. W takim przypadku ludzie muszą dokonać wyboru między alternatywami, które ich nie satysfakcjonują. Jednak zawsze trzeba mówić prawdę. Kłamstwo jest uzasadnione tylko przy wyborze mniejszego zła, gdy wymagają tego okoliczności.
2. Integralność. Ta cecha charakterystyczna dla człowieka znajduje swój wyraz w jedności jego działań i przekonań. Przyzwoite zachowanie jest dokładnym przeciwieństwem obłudy i hipokryzji. Taka osoba zawsze zrobi to, co obiecała. Na przykład pracownik z pewnością pomoże swojemu koledze w wykonywaniu zadania. Stanie się tak nawet wtedy, gdy nie jest mu to takie łatwe, ale złożył obietnicę.
3. Sprawiedliwość. Ta cecha charakteru implikuje brak uprzedzeń i obiektywizmu w ocenie innych ludzi i ich działań.
4. Odpowiedzialność. Ta cecha uczestnika relacji biznesowych przejawia się w stopniu, w jakim jest on odpowiedzialny za swoje słowa, przestrzega norm moralnych i wypełnia swoje obowiązki.