Drzewo celów i zadań: cechy, wymagania i próbka

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 06:26

Drzewo celów to dobrze znany termin w zarządzaniu. Jest to zbiór celów systemu gospodarczego, programu lub planu. Ta technika istnieje od ponad 50 lat i jest obecnie szeroko stosowana podczas planowania zadań.

To jest wizualna reprezentacja osiągnięcia założonych wyników. Wykres przedstawia cele główne i drugorzędne. Jednocześnie zadania o niższym priorytecie mogą być integralną częścią zarówno realizacji misji głównej, jak i dodatkowej, z której można zrezygnować, ale lepiej ją wykonać.

Struktura

Drzewo celów i zadań - to wszystkie cele firmy, które są budowane według zasady hierarchicznej. W tej strukturze występują poziomy wysokie i niskie, każde zadanie ma swoją kolejność. Takie schematy są tworzone, aby lepiej zrozumieć zakres prac i wizualnie przedstawić efekt końcowy. Obraz graficzny jest integralną częścią tej metody. Pomaga osiągnąć zamierzone, przeanalizować możliwe problemy i znaleźć rozwiązanie.

Co to jest drzewo celów, łatwo je zrozumieć na konkretnym przykładzie.

Na górze jest generałbramka. Właśnie do tego dąży firma. Po nich następują cele podrzędne, których osiągnięcie przyczynia się do głównego wyniku. Im niższe zadania, tym są mniej ważne, ale obowiązkowe do wykonania, ponieważ jeśli nie zostaną wykonane, wzrasta prawdopodobieństwo, że ten schemat nie zadziała. To zgrubny opis, ponieważ w praktyce firma ma do czynienia z sytuacjami, w których trzeba zrezygnować z niektórych zadań lub wymyślić nowe sposoby rozwiązania problemów.

W celu poprawnego stworzenia takiej struktury precyzyjnie formułuje się intencje, prawidłowo ocenia priorytet, określa ramy czasowe.

Zasada

Rozważ sześć zasad budowania drzewa celów przedsiębiorstwa:

1. Rachunkowość zasobów i potrzeb. Im bardziej złożone zadanie, tym staranniej jest ono zaplanowane.
2. Podział wydatków jest bardzo ważnym punktem, ponieważ brak pieniędzy jest częstą przyczyną zatrzymania rozwoju firmy.
3. Specyfikacja instrukcji. Cele muszą być jasno sformułowane, muszą mieć efekt końcowy. Opisuje parametry, które pomagają określić, czy zadanie osiągnęło stan końcowy. Pozycja ta obejmuje również przydział czasu na wdrożenie jednej lub drugiej pozycji.
4. Krok po kroku i konsekwentne wdrażanie punktów jest obowiązkowym wymogiem, aby osiągnąć ostateczny cel. Zadania są racjonalnie podzielone na etapy, wyznaczane są cele ogólne i drugorzędne. Zasoby potrzebne do wykonania zadania są analizowane.
5. Dobrze uformowana strukturaokreślone przez zgodność celów cząstkowych i głównego zamiaru. Oznacza to, że zasoby niezbędne do realizacji zadań są właściwie rozdzielone, powinny wystarczyć na każdym etapie.
6. Każdy dział przedsiębiorstwa realizuje tylko swój własny cel, oparty na drzewie intencji.
7. Kroki są podzielone na małe zadania. Nazywa się to metodą dekompozycji.

Korzyść

Budowanie drzewa celów jest ważną częścią załatwiania spraw. W celu wyświetlenia planu tworzony jest harmonogram, a kierownictwo określa, jakie zasoby będą wymagane do realizacji planu.

Korzyści z wizualnej reprezentacji celów:

• koordynacja działań pionów strukturalnych firmy;
• podział obowiązków na urzędników;
• zwiększenie wzajemnej odpowiedzialności wykonawców;
• monitorowanie realizacji celów;
• ustalanie konkretnych zadań, terminów;
• przygotowanie do zmiany kierunku w przypadku nagłych zmian w działalności firmy;
• zwiększenie efektywności rozwoju procesów zarządzania;
• podejmowanie decyzji kierowniczych.

Jak zbudować drzewo celów

Budowanie drzewa jest dość łatwe. Na ten etap należy poświęcić wystarczająco dużo czasu, a wszystkie kolejne działania należy przeprowadzić zgodnie z planem.

Zarząd określa misję firmy. Nazywa się generałem i jest pniem, znajdującym się na szczycie drzewa. To podstawowe zadanie, którego nie można ukończyć od razu. Aby osiągnąć punkt końcowywymagane będą mniejsze zadania. W związku z tym zdefiniowane są cele cząstkowe - są one reprezentowane przez gałęzie drzewa. W razie potrzeby cele dzielone są na mniejsze podzadania. Im większa skala firmy, tym więcej poziomów może być w strukturze.

Każdy gatunek jest opisany tak jasno i szczegółowo, jak to możliwe, wszystkie niuanse są analizowane. Analizowana jest liczba celów potrzebnych do ukończenia wyższej misji. Prawidłowo stworzona struktura zawiera niezbędne kroki do ich rozwiązania, zapewnione są niezbędne zasoby.

Po ustaleniu wszystkich momentów obowiązki są rozdzielane między działy przedsiębiorstwa. Każda jednostka musi wyraźnie wykonywać swoje zadanie.

Przykład: przyjęcia na studia

Musisz przeanalizować prosty przykład z życia, aby lepiej zrozumieć drzewo celów. Jak zbudować i wykorzystać plan wejścia do uczelni?

Podczas parsowania należy wziąć pod uwagę wszystkie zasoby, podświetlić cele podrzędne. Zasoby:

• edukacja szkolna;
• możliwości finansowe;
• pomóż przyjaciołom i znajomym przy przyjęciu i podczas szkolenia.

Aby zostać studentem uniwersytetu, musisz maksymalnie zwiększyć poziom zasobów. Na przykład zapisz się na kursy przygotowawcze, ucz się z korepetytorem, jeśli istnieją luki w znajomości programu szkolnego. Znajdź rozwiązanie problemu zdobycia pieniędzy na dalszą edukację: weź pożyczkę, pożycz, znajdź źródło dodatkowego dochodu.

Każdy cel można złamaćdo mniejszych zadań. Na przykład wyszukiwanie korepetytora można podzielić na następujące kroki:

1. Organizowanie dochodu na opłacenie korepetycji.
2. Wyszukaj korepetytora w wybranym kierunku.
3. Szukaj wolnego czasu na zajęcia.

W tym przypadku drugi akapit można podzielić na części. Wnioskodawca musi zdecydować, które znaki zna najgorsze, co sam może podciągnąć, a z czym sam sobie nie poradzi.

Przykład budowania dobrobytu finansowego

Drzewo celów związanych z dobrostanem finansowym może wyglądać tak. Po pierwsze, misja jest określona - jest to stały dochód, wystarczający, aby nie ograniczać się w niczym. Wdrożenie podzielone jest na trzy cele cząstkowe:

• dochód pasywny;
• aktywny dochód;
• zarobki dodatkowe.

Są trzy elementy drugiego poziomu w tej strukturze. Teraz musimy stworzyć trzeci poziom. Pozycja dotycząca znajdowania aktywnego dochodu zawiera następujące zadania:

• szukaj lepszej pracy;
• uzyskanie dodatkowej edukacji;
• zmiana miejsca zamieszkania;
• przydział czasu na samodzielny rozwój wybranego obszaru;
• zdobądź doświadczenie.

Wykres jest dalej rozwijany, jeśli zostaną znalezione dodatkowe wymagania, aby ukończyć każdy element. W rezultacie drzewo może urosnąć do bardzo dużych rozmiarów.

Programy do budowania drzewa celów

Drzewo można zarządzać za pomocą dodatkowych programów. Pomiędzy nimiobejmuje zarówno wersję komputerową, jak i online. Można ich używać podczas prezentacji na dużym ekranie lub do współpracy z małym zespołem.

Dziś oferowana jest ogromna ilość narzędzi do wyznaczania celów, organizowania procesu ich osiągania. W takich aplikacjach użytkownik wpisuje nazwę celów, określa ich kategorię ważności i otrzymuje model strukturalny.

Wniosek

Planowanie działań za pomocą harmonogramu jest nie tylko bardzo wygodne, ale także skuteczne. Jest to narzędzie, które pozwala wizualnie zobaczyć, jak zadania będą współdziałać, jakie zasoby będą potrzebne do ich rozwiązania. Czasami znajdują się brakujące zasoby, pojawiają się nowe zadania. Możesz zobaczyć zasadę interakcji między intencjami i ich wzajemną zależnością.

Ogólnie rzecz biorąc, tworzenie harmonogramu może być wykorzystywane nie tylko w biznesie lub planowaniu zagadnień związanych z pracą. Jest to przydatny sposób na znalezienie właściwych odpowiedzi na osobiste pytania i świetny doradca, jeśli coś ważnego nie jest wystarczająco jasne.